ASSUMME - Associação Para Um Mundo Melhor

"BAILE A FANTASIA - Filmes" 21/09/2019

COB – Comitê Organizador de Baile: - Álvaro Gomes / Ana Mª Beckmann / Angelina Rocha / Arceu Batista / Athaide Anacleto / Carlos Lima / Cláudia Ioshida / Daniella Faria / Lila Baiana / Marcia Roberta / Marcela Menezes / Marcia Moreira / Maria Amélia / Mariza Almeida / Paulo Ant. Silva / Rene Weber / Sandra Weber / Souza Daviola / Thadeu Villela.

APCEF: Altayr (11) 95656-3635 - Coordenador de Eventos <> Victória Faraj Fonseca (11) 97214-8894

Direção e coordenação geral: Souza Daviola

*IMPORTANTE! como pode ver, são muitos os detalhes da produção, e precisamos da ajuda de TODOS para que possamos produzir um evento de bom nível, como já é padrão dessa maravilhosa equipe.

PEÇO, especialmente a(o)s Coordenadora(e)s, que confiram os dados e informações pertinentes a sua coordenação e alinhem comigo as mudanças e atualizações necessárias EM TEMPO HÁBIL!!

SIMBORA BAILAR?!

*Estamos "recrutando" voluntária(o)s para trabalhar no dia do evento, se puder indique alguém!

Nº necessário estimado: 60 voluntário(a)s CLIQUE FORÇA TAREFA!

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INFORMAÇÕES GERAIS:

Tema: "BAILE A FANTASIA - Filmes"

Traje: conforme tema (preferível mas não obrigatório)

Dia do evento: 21/09/2019 <<>> Horário: das 20:00hs às 02:00hs

Local: Clube da APCEF (Associação do Pessoal da CEF), Av. Yervant Kissajikian, 1.256 (esquina David Eid, 17)

Público estimado: 400/420 convidados / 60 trabalhadores/colaboradores "Força Tarefa"

Animação: Banda "Mania de Cantar" <<>> * repertório variado, nacional / internacional.

Iluminação / Efeitos / Decoração: Motivo: Cinema / Filmes

Personal Dancer: 10 (aproximadamente)

Venda de convites: R$30 - individual

Venda de mesas: com 10 cadeiras R$100,00 <> com 8 cadeiras R$80,00 (ver mapa)

Obs: Para manter a capacidade de convidados, todas as cadeiras devem ser ocupadas, ou liberadas para possíveis outros convidados.

ATRAÇÕES EXTRAS!

*ENTREGA DO OSCAR

"Rainha do Baile"; "Rei do Baile"; "Melhor fantasia" ; "Melhor Animação - grupo"; "Melhor animação - IndivIdual";

* Sorteios: "Dia de Beleza" no Studio Kapelli

"Cheque Beleza" no Jacques Janine

"Maleta de Maquiagem" do Fernando Torquatto

Produção e organização: Assumme - Associação Para Um Mundo Melhor

Contato: (11) 97087-7122 WhatsApp / contato@assumme.org.br

Apoio e Espaço Social: APCEF

Apoio: SEMES REMOÇÕES (ambulância tripulada) <> CÓPIUM Gráfica & Copiadora (impressos)

Colaboradores:

* Os eventos da Assumme só são possíveis graças as parcerias, apoios, doações e trabalho de empresas e pessoas comprometidas com o bem estar social, que se unem na busca de um Mundo Melhor, na certeza de que juntos construiremos uma sociedade mais justa e igualitária; obrigado a todos e OBRIGADO "FORÇA TAREFA!"

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COMPETÊNCIAS - COORDENAÇÕES:

(Planejamento preliminar, podendo ocorrer modificações/adequações a critério das coordenadorias)

EVENTO:

01) Banda & Iluminação: competência > Thadeu Varella & Liciene Bueno <> Coord. Souza Daviola;

02) Recepção: competência e coord. > Sandra Weber & Cláudia Ioshida

03) Atendimento aos convidados: competência e coord. > Angelina Rocha

04) Personal Dancer: competência e coord. > Souza Daviola

05) Comidas: competência > Carlos Lima & Álvaro Gomes > Coordenção Carlos Lima

06) Bebidas Geladas: competência e coord. > Rene Weber

07) Drinks e Coqueteis: competência e coord. > Antônio Carlos Beckmann / Henrique Beckmann

08) Fotos e filmagens: competência > Marcela Menezes <> coord. Souza Daviola.

09) Caixa: competência Paulo Antonio & Ana Maria Beckmann <> Coord. Souza Daviola

10) Força Tarefa: Competência e coord. > Souza Daviola.

PRODUÇÃO:

11) Decoração: competência e coord. > Daniella Faria & Marcia Meneses

12) Venda de convites: competência e coord. Souza Daviola

13) Venda de mesas: competência e coord. Souza Daviola

14) Criação de imagens, Divulgação & Promoção: competência > Núcleo de Comunicação <> coord. Souza Daviola

15) ECAD / licenças: competência e coord. > Souza Daviola
16) Descartáveis: competência e coord. > Souza Daviola

17) Limpeza & fachina: competência e coord. Sandra Weber & Souza Daviola

18) Logística: competência e coord. > Rene Weber & Souza Daviola

APOIO

19) Ambulância / enfermeiro / Brigadista: competência e coord. > Souza Daviola

20) Segurança: competência e coord. > Souza Daviola

21) Gerador: competência e coord. > Souza Daviola

22) Estacionamento: competência e coord. > APCEF

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1) BANDA / ILUMINAÇÃO (5 pessoas): competência > Thadeu Vilella & Liciene Bueno

Componentes: Thadeu Vilella (vocal, teclado, bateria, DJ); Liciene Bueno (vocal); João Pedro (guitarra)

Como será: o repertório será elaborado de maneira a contemplar a todos, intercalando seleções com banda e DJ.

Providências: Thadeu > enviar até 06/08 a relação das músicas para Souza.

Produção > No dia do evento, designar um(a) acessor(a) para ficar a disposição da banda durante o evento, que providenciará comida, bebida...

Pendências:

Status: em andamento

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02) RECEPÇAÕ (4 pessoas): Competência e Coord. > Sandra Weber & Cláudia Ioshida

Componentes: Ver na planilha "Força Tarefa"

Como será: A recepção será feita por Sandra Weber, Cláudia Ioshida e + 2 voluntárias designadas por elas.

*TODOS os convidados deverão passar pela recepção e apresentar seu convite numerado. Será destacado o canhoto/bilhete numerado e colocado em uma urna/caixa para participar dos eventuais sorteios, ficando o convidado com o convite numerado sem o canhoto.

*Os convidados serão informados sobre a forma de pagamento de produtos no evento e orientados a comprar assummits no caixa.

Providências: Providenciar uma urna/caixa para os canhotos de convites.

Pendências:

Status: Em andamento

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03) ATENDIMENTO AOS CONVIDADOS (25 pessoas): competência e coord. > Angelina Rocha

Componentes: Ver na Planilha "Força Tarefa"

Como será: O atendimento será setorizado, com atendentes pré-determinada(o)s, que atenderão mesas específicas.

*Será realizada uma reunião geral no local dia 31/08 para conhecimento do local, definição de espaços e tarefas.

*No dia do evento, a(o)s voluntária(o)s se apresentaram no local com pelo menos 30 minutos de antecedência (19h30) para serem orientada(o)s pela(o)s coordenadoras.

*A(o)s voluntária(o)s que estiverem no serviço ativo usarão um pingente com led para serem identificadas, podendo passar a função para outra pessoa, a critério das coordenadoras.

*Comandas com cópias

Providências: Pingentes; Impressão de comanda;

Pendências: Checar número de pingentes de atendimento disponível; imprimir comanda;

Status: Em andamento

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04) PERSONAL DANCER (? pessoas): competência e coord. > Souza Daviola

Componentes: ?

Como será: primeiramente serão contatadas pessoas e academias para ver possibilidade de profissionais voluntários, ou que recebam somente por "bilhetes" das convidadas, sem custo para a Assumme. Na hipótese de precisar contratar, será feito pesquisa de mercado, com prioridade para a academia "Mega Dance" que trabalhou conosco no ano passado.

Providências:

Pendências:

Status: Em andamento

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05) COMIDAS (8 pessoas): competência > Carlos Lima & Álvaro Gomes > coord. Carlos Lima

Componentes: Ver na planilha "Força Tarefa"

Cardápio: Porções > fritas+mandioca / queijo+presunto+azeitona / mini pastel / pizza brotinho

Espetinhos > Carne / linguiça / frango

Sobremesa > bolo de chocolate com sorvete de creme

Como será: Carlos Lima + equipe encarregados das porçoes e sobremesa (cozinha)

Álvaro Gomes & João Willian encarregados dos espetinhos, lado externo do salão, próximo das bebidas geladas.

Providências: Álvaro > 40 kg espetinhos (25 carne, 5 frango, 10 linguiça)

Carlos > Definir dia/hora/local para compra e armazenamento dos ingredientes e produtos necessários à sua coordenação.

Pendências:

Status: Em andamento

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06) BEBIDAS GELADAS (3 pessoas): competência e coord. > Rene Weber

Componetes: Rene Weber; ? ; ?

Como será: Tentaremos o máximo possível de doações!

cerveja Skol 269ml = 450 (30 cxs de 15unid)
cerveja Budweiser 269ml = 225 (15cxs de 15unid)
cerveja Malzbier 350ML = 60 (5cxs de 12unid)
cerveja Brahma "0" 350ml = 24 (2cxs de 12unid)
Coca-Cola normal 350ml = 96 (8 cxs de 12unid)
Coca-Cola Zero 350ml = 60 (5 cxs de 12unid)
Guaraná normal 350ml = 60 (5 cxs de 12unid)
Fanta Uva 350ml = 24 (2 cxs de 12unid)
Fanta Laranja 350ml = 36 (3 cxs de 12unid)
Água mineral 500ml = 288 (12 cxs de 24unid)

Providências: Renê > *ver locais e promoções para comprar as bebidas e gelo. estipular o dia para compra

*Designar 2 voluntários para trabalhar junto no dia do evento.

*Será disponibilizado uma geladeira (isopor?) para o mesanino.

Pendências:

Status: Em andamento

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07) DRINKS E COQUETEIS (4 pessoas): Competência e coord. > Henrique Beckmann

Componentes: Antônio Bechmann; Alessandra Bechmenn; ? ; ?

Como será: Nos moldes dos bailes anteriores.(Ver tipos de drinks no cardápio)

Providências:

Souza > Imprimir 100 cardápios, juntamente com as porções, plastificar para disponibilizar nas mesas e balcões;

Postar cardapios no site;

Henrique/Antônio > Providenciar a relação de material necessário para o desempenho da função (copos, canudos, guardanapos...), aproveitando o excesso do ano passado.

*Em tempo hábil, o Henrique/Antônio providenciará/comprará todos os ingredientes e bebidas necessáros para a elaboração dos drinks e coqueteis, podendo informar a estimativa de custo e a conta bancária para depósito, ou, se preferir, comprar e ser ressarcido depois.

Bebidas quentes estimadas:

Vodka Smirnoff 998ml = 5
Cachaça Sagatiba 700ml = 5
Saquê Fuji 740ml = 3
Run Bacardi 980ml =1

Pendências:

Status: Em andamento

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08) FOTOS E FILMAGENS (2 pessoas): competência > Marcela Menezes <> coord. > Souza Daviola.

Componentes: Marcela Menezes, Rodrigo, Souza Daviola...

Como será: A Marcela mobilizará amigos e conhecidos da área para filmagens, fotos e posterior produção de clips e peças institucionais para a Assumme.

Providências:

Pendências:

Status: Em andamento

* Pedimos que todos tirem fotos e façam clips, tanto da produção e organização quanto do dia do evento, e nos envie para que possamos editar, promover a Assumme e arquivar em nosso acervo histórico.

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11) CAIXA (4 pessoas): competência > Paulo Antonio & Ana Maria Beckmann <> Coord. Souza Daviola

Componentes: Paulo Antônio; Ana Maria Beckmenn; Souza daviola....

Como será: *A excessão de convites na recepção, todo e qualquer pagamento durante o evento será feito exclusivamente com A$ (Assumits) que serão adquiridos no caixa central ou trabalhadores sob orientação da coordenadoria de caixa.

*Cada atividade providenciará e manterá uma urna (caixa) para guardar os assumits, para termos condições de estimar a arrecadação por atividade.

* Teremos 4 máquinas de cartão de débito / crédito, para atendimento no caixa central e mesas, que serão disponibilizada para a coordenadoria de caixa na sexta feira 20/09. A coordenação se encarregará de orientar com antecedência os trabalhadores que irão manusear as máquinas, bem como deixá-las carregadas e prontas para o uso.

Providências:

* Coord. checar até 6ªf 20/09 com os outros coordenadores a providência das urnas (caixas) para recebimento dos A$.

Pendências:

Status: Em andamento

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12) FORÇA TAREFA (+-60 pessoas): Competência e Coord. > Souza Daviola

Como será: *Os voluntários e colaboradores serão contatados por Souza Daviola, farão parte da planilha "Força Tarefa" com nome, telefone, endereço, e-mail, setor de trabalho (coordenadoria), modelo/placa de carro.

* A planilha ficará disponibilizada nessa página, e será atualizada sempre que necessário.

* O pagamento de convite será opcional para quem estiver relacionada(o) na planilha "Força Tarefa".

* Cada componente da "Força Tarefa terá direito à A$25 (vinte e cinco Assumits) para alimentação; o consumo de qualquer pessoa em qualquer setor se dará SOMENTE mediante pagamento com A$!! - Salvo orientação diferente do DIRETOR!

* Cada coordenador fica responsável pelos contatos com os voluntários da sua coordenadoria, bem como pela distribuição das tarefas, horários, procedimentos.... O salão, cozinha e demais dependências ficarão disponíveis a partir das 16h00 de sexta 20/09, para decoração, arrumação das mesas, iluminação, intalação do palco e equipamentos ...

* Dentro do possível, as bebidas, comidas, descartáveis e outros devem ser levados na sexta feira, e os preparativos adiantados ao máximo

* No sábado, dia do evento, os voluntários elecionados pela coordenadoria comparecerão a partir das 09:30hs para as arrumações finais, preparações de alimentos e outros, até as 13:00hs.

* O evento começa oficialmente às 20:00hs - Os voluntários devem chegar entre 18:30 e 19:00

Providências: Criar a planilha "Força Tarefa" (Souza); contatar e orientar voluntários.

Pendências:

Status: Criar planilha "Força Tarefa" Ok / contatar/orientar voluntários > em andamento

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13) DECORAÇÃO (5 pessoas): competência e Coord. > Daniella Faria e Marcia Moreira

Componentes: Daniella, Marcia, Lila, Cristina, Celeste.

Como será: dentro do tema cinema/filmes

* O salão estará disponível para decoração a partir de sexta feira 20/09 às 16h00.

* Todo materiail a ser usado na decoração deve ser adquirido/confeccionado com antecedêrncia, e deve estar disponível até 15/09, exceção à algum procedimento que necessite ser feito na 6ª feira 20/09.

Providências:

Pendências:

Status: Em andamento

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14) VENDA DE CONVITES: competência > TODOS!!! <> coord. Souza Daviola

Como será: * Serão confeccionados 600 convites (com canhoto + número destacável para a recepção) e vendidos 500 (100 de reserva), com valor de R$ 30,00 cada, em bloquinhos de 10 unidades para facilitar a distribuição e venda pelos membros da Assumme e colaboradores.

*Os convites impressos serão colocados a venda oficialmente ás 08h00 do dia 01/06, mas podem ser reservados mediante pagamento desde já "boca a boca", por telefone, redes sociais e e-mail. As formas de pagamento e recebimento de "Voucher" estão especificados na página oficial do Baile, www.assumme.org.br/baile.

* Não haverá convite de cortezia (Orientação em TODOS os eventos da Assumme. Agradecemos a compreensão.),

* Para os voluntários e colaboradores que fazem parte da "FORÇA TAREFA" o pagamento de convite será opcional .

Providências: Criar a planilha e manter atualizado o espelho de vendas

Pendências:

Status: Planilhas OK / vendas em andamento

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15) RESERVA DE MESAS: competência > TODOS! <> coord. Souza Daviola

Como será: * Temos 44 mesas, sendo 35 c/10 cadeiras, 8 c/8 cadeiras e 1 c/5 cadeiras.

Valor da reserva: Mesa com 10 cadeiras = R$100,00 / Mesa com 8 cadeiras = R$80,00 / Mesa com 5 cadeiras(1) = R$50,00

* Serão reservadas 2 mesas para a produção e reserva técnica

* Será reservada 1 mesa para a diretoria da APCEF.

* Quem reservar mesa, fica desde já ciente de que deve preencher todos os lugares com seus convidados, ou ocasionalmente aceitar outros convidados, visto que o evento prevê até 419 convidados e conta com 419 cadeiras disponíveis.

* A ocupação das mesas que eventualmente não forem reservadas se dará, gratuitamente, por ordem de chegada dos convidados indistintamente.

Providências: Criar e manter atualizado o "Mapa das Mesas"

Pendências:

Status: Em andamento

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16) CRIAÇÃO DE IMAGENS, DIVULGAÇÃO & PROMOÇÃO: competência > Núcleo de Comunicação <> coord. Souza Daviola

Como será: Mala direta digital, Boca a Boca, e-mail, telefone, WhatsApp, site, redes sociais, cartazes, filipetas, sinal de fumaça, tambor...

Providências: * Criação de 2 páginas específicas no site:

1) www.assumme.org.br/baile - com informações públicas sobre o evento;

2) www.assumme.org.br/cob - de acesso restrito aos organizadores e trabalhadores, com informações atualizadas sobre o andamento dos procedimentos;

* Confecção de 40 cartazes (15 tamanho A-3 e 25 tamanho A-4) para fixação em locais estratégicos;

* Envio do cartaz digitalizado para colaboradores que queiram compartilhar e/ou imprimir.

* Confecção de 2.000 filipetas para distribuição pelos trabalhadores e colaboradores da Assumme e na APCEF

* Provdenciar (doação) projetor para 15 minutos de divulgação institucional às 09h30

Pendências: Projetor

Status: OK > Criação de 2 páginas específicas COB e Página do Baile / Confecção de Convites, panfletos e cartazes /disponibilização de cartaz digitalizado PDF para impressão /

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17) ECAD & LICENÇAS: competência > Souza Daviola

Como será: A exemplo do ano passado,com 45 dias de antecedência Informaremos à APCEF (Giselle Guimarães) a lista de músicas a serem executadas; ela providenciará o boleto para pagamento, enviará por e-mail para contato@assumme.org.br e receberá de volta uma cópia após quitação.

*Conforme visto no ano passado, não há necessidades de outras licenças além das habituais de competência da APCF.

*Crianças terão ingresso e permanência sempre acompanhadas dos pais e/ou reponsáveis, que se responsabilizarão 100% por elas e seus atos em todas as dependências do clube.

Providências: 16/08 - aguardando Thadeu Villela informar a relação de músicas a serem executadas e encaminhar para Giselle Guimarães para pagar ECAD.

Pendências: Aguardando Thadeu!

Status: Em andamento

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21) AMBULÂNCIA / ENFERMEIRO / BRIGADISTA: competência Souza Daviola

Como será: a) Ambulância/enfermeiro > Disponibilidade já oficializada pelo Sr. Earle José Fernandez, diretor presidente da "Semes & Remoções Ltda", parceiro da Assumme, de ambulância tripulada por enfermeiro e motorista atendente.

b) Vamos tentar conseguir um brigadista voluntário...se não conseguirmos, vamos contratar o mesmo do ano passado (R$200,00)

Pendências: Brigadista

Status: OK!! Ambulância>

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*No dia 31/08 - Sábado; das 17h00 às 20hs, teremos reunião geral na APCEF para integração da "Força Tarefa", demarcações dos locais de trabalho, definições e alinhamentos das atividades e competências no dia do evento.

*Leve prato com salgado ou doce!*

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A reunião foi feita, e os procedimentos foram alinhados com os presentes como, segue:

Definições de Infraestrutura/Apoio/Recepção/Início:

Estacionamento: R$20,00 ( a cargo do convidado); Local demarcado para Uber&taxi; acesso "Mobilidade Reduzida"

Ambulância tripulada com enfermeiro e motorista cuidador;

Gerador de emergencia

Segurança: 5 seguranças sendo 1 feminina + viatura

Banda & Iluminação: BOA NOTÍCIA!! no ano passado tivemos alguma dificuldade com relação a acústica; foi colocado forro acústico em toda a estrutura, e pelos "testes" feitos ficou excelente!

Recepção / caixa: alinhado com Sandra Weber, Ana Beckmann e Paulo antônio

10 Personal dancer (ficha) - Mega Dance!

*O início do baile será 20hs conforme programado, e as 21hs o Athaide fará a apresentação/informação institucional de +- 15 minutos, possivelmente com projeção de imagens;

*No final teremos a entrega do "OSCAR" para os melhores do evento; Pedimos / precisamos de sugestões dos "quesitos" e do critério de escolha!!

Cozinha & atendimento:

*Altayr - APCEF solicitou a relação e envio antecipado de todos os equipamentos que vão ser usados na cozinha e a necessidade de tomadas, para que seja o clube possa deixar adequado.

*Não foi conversado sobre a proteção do piso da cozinha para evitar o acúmulo de óleo e consequente dificuldade de locomoção dos trabalhadores.

*GRATIDÃO!!! Recebemos doação (R$3.000,00) para comprar o kit completo de pratos, travessas, bandejas, para servir as porções petiscos e bebidas... de melamina (que parece porcelana mas é levíssima e forte!) que servirá para esse baile e para os próximos!

* Cardápio definido; ver em www.assumme.org.br/baile

*O atendimento aos convidados será setorizado, com 2 atendentes para cada 4 mesas, a "ligação" atendimento&Cozinha será reformulado e reforçado para eliminar o "gargalo" do ano passado, aumentando a rapidez e eficiência no atendimento de porções e bebidas. "Drinks & Coqueteis" será deslocado para o local onde era o bazar, qua não funcionará nesse evento.

Bebidas Geladas: Funcionará no mesmo local do ano passado, mas teremos uma "geladeira" e um atendente com para facilitar o atendimento daquele setor.

*Alem do atendimento usual das latinhas, teremos "Baldes de gelo" com cervejas.

Força Tarefa: A(o)s atendentes devem chegar entre 18h30 e 19hs, para receberem orientações sobre os setores de trabalho e procedimentos;

*Quando em atendimento serão identificada(o)s por um pingente piscante.

*Toda(o)s que estiverem relacionados na "Força Tarefa" receberão pulseira de identificação.

* O pagamento de convite é opcional para quem estiver relacionada(o) na "Força Tarefa".

*Será fornecido A$25,00 (vinte e cinco "assumits") para cada voluntária(o) relacionada(o) na "Força Tarefa", para consumo à sua escolha.

*NÃO será liberado nenhum consumo sem o pagamento por assumit.

* O espaço possui camarim que será usado pela banda, e a exemplo do ano passado também pode ser usado por voluntários que precisarem (se possível avisar antes! ).

*Qualquer dúvida ligue (11)97087-7122 a qualquer hora !!!

SIMBORA PRODUZIR O MELHOR BAILE DO ANO!!

Considerações:

Querido(a)s maninho(a)s; o já tradicional "BAILE DA ASSUMME" é nosso maior evento anual, e reune grande número de pessoas, tanto trabalhadores quanto convidados e colaboradores.

Como você sabe, 100% da renda dos nossos eventos é revertida para os projetos humanitários da Assumme.

A Assumme precisa do concurso de todos!! Participe, de sugestões, prontifique-se, divulgue ....

Nossos objetivos se tornam possíveis graças a capacidade dessa maravilhosa família, que tem responsabilidade social e não mede esforços na busca de um mundo mais justo e igualitário, doando tempo, bens materiais e principalmente o bem maior da humanidade: AMOR.

Convide seus amigos também para participar desse evento e do movimento da Assumme em prol dos idosos, eles vão sentir o que você já sabe: "EM GRUPO VOCÊ FAZ O QUE SOZINHO SERIA INCAPAZ!"