ASSUMME - Associação Para Um Mundo Melhor

BAILE DA PRIMAVERA - 23/09/2023

COB – Comitê Organizador de Baile: - Álvaro Gomes / Ana Mª Beckmann / Arceu Batista / Athaide Anacleto / Carlos Lima / Cláudia Ioshida / Daniella Faria / Larissa Morales / Lila Baiana / Marcia Roberta / Paulo Ant. Silva / Rene Weber / Sandra Weber / Souza Daviola / Thadeu Villela.

APCEF: Altayr Monteiro / Marcia Roberta / Bruna Santana (contato)

Direção e coordenação geral: Souza Daviola

*IMPORTANTE! são muitos os detalhes da produção, e precisamos da ajuda de TODOS para que possamos produzir um evento de bom nível, como já é padrão dessa maravilhosa equipe. PEÇO, especialmente a(o)s Coordenadora(e)s, que confiram os dados e informações pertinentes a sua coordenação e alinhem comigo as mudanças e atualizações necessárias EM TEMPO HÁBIL!! SIMBORA BAILAR?!

INFORMAÇÕES GERAIS:

Evento: Baile da Primavera

Traje: conforme tema (preferível mas não obrigatório)

Dia do evento: 23/09/2023 <<>> Horário: das 20h às 02hs

Local: Clube da APCEF (Associação do Pessoal da CEF), Rua David Eid.

Público estimado: 350/400 convidados / 60 trabalhadores/colaboradores "Força Tarefa"

Animação: Banda "Mania de Cantar" <<>> * repertório variado, nacional / internacional.

Iluminação / Efeitos / Decoração: Motivo: Primavera (flores)

Personal Dancer: em estudo

Venda de convites: R$50 - individual

Reserva de mesas: Com 6 cadeiras R$60,00

Obs: Para manter a capacidade de convidados, todas as cadeiras devem ser ocupadas, ou liberadas para possíveis outros convidados.

ATRAÇÕES EXTRAS!

* Em estudo

Produção e organização: Assumme - Associação Para Um Mundo Melhor

Contato: ZAP (11)99692-0038 - Souza

Apoio e Espaço Social: APCEF

Colaboradores:

* Os eventos da Assumme só são possíveis graças as parcerias, apoios, doações e trabalho de empresas e pessoas comprometidas com o bem estar social, que se unem na busca de um Mundo Melhor, na certeza de que juntos constroem uma sociedade mais justa e igualitária; obrigado a todos, e especialmente aos maninhos da "FORÇA TAREFA ASSUMME!"

COMPETÊNCIAS - COORDENAÇÕES:

(Planejamento preliminar, podendo ocorrer modificações/adequações a critério das coordenadorias)

EVENTO:

01) Banda & Iluminação: competência > Thadeu Varella & Liciene Bueno

02) Recepção: competência > Cláudia Ioshida e Sandra Weber

03) Atendimento aos convidados: competência > Lila Baiana e ...

04) Personal Dancer: Em estudo

05) Comidas: competência > Chef Larissa Morales

06) Bebidas: competência > Rene Weber

07) Drinks e Coqueteis: competência > Fernando Panettone

08) Fotos e filmagens: competência > Ninguem contratado. Vamos pedir que todos tirem fotos, façam clips e enviem para Souza (11)99692-0038

09) Caixa: competência Paulo Antonio & Ana Maria Beckmann

10) Força Tarefa: Competência > Souza Daviola.

PRODUÇÃO:

11) Decoração: competência e coord. > Lila Baiana; Daniella Faria, Sandra Weber, Regina Moreli

12) Reserva/Venda de convites: competência > Souza Daviola

13) Reserva/Venda de mesas: competência > Souza Daviola

14) Criação de imagens, Divulgação & Promoção: competência > Souza Daviola

15) ECAD / licenças: competência > Souza Daviola
16) Descartáveis: competência > Souza Daviola

17) Limpeza & fachina: competência > Lila Baiana

18) Logística: competência > Souza Daviola

APOIO

19) Ambulância tripulada / postinho médico: Competência Souza Daviola
20) Brigadista: competência > Souza Daviola

21) Segurança: competência > Souza Daviola

22) Gerador: competência > Souza Daviola

23) Estacionamento: competência > APCEF - R$20,00 pagos pelo convidado.

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02) RECEPÇAÕ (4 pessoas): Competência > Cláudia Ioshida e Sandra Weber

Componentes: Cláudia Ioshida (coordenadora), Sandra Weber e + 2 voluntári(o)as selecionadas no dia do evento.

* CONVIDADO deverá ser recepcionado e apresentar seu voucher digital ou informar seu nome para verificação na relação de convidados. Após confirmação receberá uma pulseira de identificação na cor azul.

*Voluntários trabalhadores serão identificados com pulseiras vermelhas.

*Os convidados serão informados sobre a forma de pagamento de produtos no evento e orientados a comprar assummits no caixa.

Providências:
*Carregar as 5 maquinas de cartões na 6ª feira.

*Comprar as pulseiras de identificação.

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03) ATENDIMENTO AOS CONVIDADOS (20/25 pessoas): competência > Lila Baiana e ...

COMO SERÁ::

* Moeda corrente no evento: Assumit - adquiridos no caixa, ou através de voluntário(a) credenciado(a) pela coordenadoria do caixa.

*Comes & Bebes - serão cobrados a parte de todos, convidados e trabalhadores. Cada trabalhador receberá no início do evento A$25, 00 para consumir como desejar.

*O atendimento às mesa será setorizado.

*No dia do evento, a(o)s voluntária(o)s se apresentaram no local com pelo menos 1 hora de antecedência (19h) para serem orientada(o)s pela(o)s coordenadoras.

Status: Em andamento

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06) BEBIDAS GELADAS (3 pessoas): competência > Rene Weber

Como será:

cerveja Skol 269ml = 240 (16 cxs de 15unid)

cerveja Brahma Duplo Malte 269ml = 180 (12 cxs de 15unid)

cerveja Heineken 269ml = 60 (5 cxs de 15unid)
cerveja Budweiser 269ml = 120 (8cxs de 15unid)
cerveja Malzbier 350ML = 24 (2 cxs de 12unid)
cerveja Brahma "0" 350ml = 24 (2cxs de 12unid)
Coca-Cola normal 350ml = 120 (10 cxs de 12unid)
Coca-Cola Zero 350ml = 48 (4 cxs de 12unid)
Guaraná normal 350ml = 60 (5 cxs de 12unid)

Guaraná "0"l 350ml = 24 (2 cxs de 12unid)
Água mineral 500ml = 288 (12 cxs de 24unid)

Providências: Souza comprará as bebidas na 5ª ou 6ª feira

Status: Em andamento

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11) CAIXA (4 pessoas): competência > Paulo Antonio & Ana Maria Beckmann

Como será: *A excessão de possíveis convites na recepção, todo pagamento durante o evento será feito com A$ (Assumits) que serão adquiridos no caixa central ou trabalhadores sob orientação da coordenadoria de caixa.

* Além de QRcode impressos nos cardápios e enfeites de mesa, teremos 5 máquinas de cartão de débito / crédito, para atendimento no caixa central e mesas, que serão disponibilizada para a coordenadoria de caixa na sexta feira. A coordenação se encarregará de orientar com antecedência os trabalhadores que irão manusear as máquinas, bem como deixá-las carregadas e prontas para o uso.

Status: Em andamento

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12) FORÇA TAREFA (+-60 pessoas): Competência > Souza Daviola

Como será: *Os voluntários e colaboradores serão contatados por Souza Daviola, farão parte da planilha "Força Tarefa" com nome, telefone, endereço, e-mail, setor de trabalho (coordenadoria), modelo/placa de carro.

* A planilha ficará disponibilizada nessa página, e será atualizada sempre que necessário.

* O pagamento de convite será opcional para quem estiver relacionada(o) na planilha "Força Tarefa".

* O consumo de qualquer pessoa em qualquer setor se dará SOMENTE mediante pagamento com A$!! - Salvo orientação em contrário do coordenador geral - Souza Daviola. Cada trabalhador receberá A$25,00 para consumir com quiser.

* Cada coordenador fica responsável pelos contatos com os voluntários da sua coordenadoria, bem como pela distribuição das tarefas, horários, procedimentos.... O salão, cozinha e demais dependências ficarão disponíveis a partir das 10h00 de sexta feira para decoração, arrumação das mesas, iluminação, intalação do palco e equipamentos ...

* Dentro do possível, as bebidas, comidas, descartáveis e outros devem ser levados na sexta feira, e os preparativos adiantados ao máximo

* No sábado, dia do evento, o espaço estará a disposição dos voluntários a partir das 07hs para as arrumações finais, preparações de alimentos e outros, exceção do salão 2 (restaurante) que ficará livre após 17hs.

* O evento começa oficialmente às 20:00hs - Os voluntários devem chegar entre 18:30 e 19:00!

Providências: Criar a planilha "Força Tarefa" (Souza); contatar e orientar voluntários.

Status: Criar planilha "Força Tarefa" Ok / contatar/orientar voluntários > em andamento

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15) RESERVA DE MESAS: competência > coord. Souza Daviola

Como será: * Temos 72 mesas, sendo 68 c/6 cadeiras e 4 com 2 cadeiras.

Valor da reserva: Mesa com 6 cadeiras = R$60,00 / Mesa com 2 cadeiras = R$20,00

* Será reservada a mesa 41para a produção e teremos algumas reservas técnicas para eventualidades.

* Será reservada 1 mesa para a diretoria da APCEF.

* Quem reservar mesa, fica desde já ciente de que deve preencher todos os lugares com seus convidados, ou ocasionalmente aceitar outros convidados, visto que o evento prevê até 416 convidados e conta com 416 cadeiras disponíveis.

* A ocupação das mesas que eventualmente não forem reservadas se dará, gratuitamente, por ordem de chegada dos convidados indistintamente.

Providências: Criar e manter atualizado o "Mapa das Mesas"

Pendências:

Status: Em andamento

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16) CRIAÇÃO DE IMAGENS, DIVULGAÇÃO & PROMOÇÃO: competência > coord. Souza Daviola

Como será: Mala direta digital, Boca a Boca, e-mail, telefone, WhatsApp, site, redes sociais, cartazes, filipetas, sinal de fumaça, tambor...

Providências: * Criação de 2 páginas específicas no site:

1) www.assumme.org.br/baile - com informações públicas sobre o evento;

2) www.assumme.org.br/cob - de acesso restrito aos organizadores e trabalhadores, com informações atualizadas sobre o andamento dos procedimentos;

* Confecção de 20 cartazes (5 tamanho A-3 e 15 tamanho A-4) para fixação em locais estratégicos;

* Envio do cartaz digitalizado para colaboradores que queiram compartilhar e/ou imprimir.

* Confecção de 1.000 filipetas para distribuição pelos trabalhadores e colaboradores da Assumme e na APCEF

Pendências:

Status: Em andamento > criação de 2 páginas específicas COB e Página do Baile / Confecção de Convites, panfletos e cartazes /disponibilização de cartaz digitalizado PDF para impressão /

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17) ECAD & LICENÇAS: competência > Souza Daviola

Como será:

*Conforme visto nos eventos anteriores, não há necessidades de outras licenças além das habituais de competência da APCF.

*Crianças terão ingresso e permanência sempre acompanhadas dos pais e/ou reponsáveis, que se responsabilizarão 100% por elas e seus atos em todas as dependências do clube.

Providências: Pagar taxa do ECAD

Status: Em andamento

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20) Logística: competência > Souza Daviola

Como será: Preferencialmente cada coordenador providenciará as necessidades do seu setor. Havendo necessidade, o Souza deverá ser acionado com tempo habil para providências de transportes e locomoções. A van da Assumme focará a disposição da produção, inclusive no dia do evento

Piloto Beto Lopes, copiloto Reinaldo Aparecido

6ª feira:
09h00: Comprar bebidas (Souza) na ALL Shopping da Av. Whashington Luiz, 4670

16h00 - Buscar equipamentos da banda na Rua Conde de Porto Alegre, 1419 - Campo Belo com Thadeu Villela (11)99991-9250

Status: Em andamento

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Considerações:

Querido(a)s maninho(a)s; o já tradicional "BAILE DA ASSUMME" é nosso maior evento anual, e reune grande número de pessoas, tanto trabalhadores quanto convidados e colaboradores.

Como você sabe, 100% da renda dos nossos eventos é revertida para os projetos humanitários da Assumme.

A Assumme precisa do concurso de todos!! Participe, de sugestões, prontifique-se, divulgue ....

Nossos objetivos se tornam possíveis graças a capacidade dessa maravilhosa família, que tem responsabilidade social e não mede esforços na busca de um mundo mais justo e igualitário, doando tempo, bens materiais e principalmente o bem maior da humanidade: AMOR.

Convide seus amigos também para participar desse evento e do movimento da Assumme em prol dos idosos, eles vão sentir o que você já sabe: "EM GRUPO VOCÊ FAZ O QUE SOZINHO SERIA INCAPAZ!"